Medarbetarsamtal har länge varit en del av företagsvärlden, och ses alltmer som statiska och otillräckliga. Det har skett en förskjutning mot löpande medarbetarsamtal vilket speglar en växande insikt om att medarbetare behöver regelbunden feedback och coaching för att utveckla sina färdigheter och uppnå sin fulla potential. I Harvard Business Review-artikeln "The performance management revolution" argumenterar författarna för att "Den årliga översynens största begränsning [...] är dess betoning på att hålla medarbetare ansvariga för vad de gjorde förra året, på bekostnad av att förbättra prestationer nu och framåt."
Detta är en anledning till att många går ifrån årliga utvärderingar och samtal, mot mer frekventa, utvecklingsfokuserade medarbetarsamtal. Men det finns många sätt att närma sig processen för medarbetarsamtal och utvecklingssamtal och det finns inga standardlösningar.
För att guida dig genom några populära metoder, har vi samlat en omfattande lista över 17 mallar som är utformade med utvärdering av prestationer i åtanke. Men först, låt oss titta på vad prestationsutveckling för medarbetare är och varför det är viktigt.
Vad är medarbetarsamtal?
I grunden är medarbetarsamtal ett tillfälle att utvärdera en anställds eller chefs prestationer. Detta kan göras genom bedömningar från intressenter, kollegor eller ledning. Målet är att fastställa styrkor, möjligheter till förbättring och att sätta specifika mål.
Processen för medarbetarsamtal med utvärdering
Processen för att utvärdera en medarbetares prestation involverar vanligtvis sex steg.
Upprätta en mallar för utvärderingar
Kommunicera dessa
Mät faktisk prestation
Jämföra prestation med mallarna
Diskutera resultaten och ge feedback
Besluta om en åtgärdsplan och uppföljning
För att denna process ska lyckas är tydlig dokumentation avgörande. Och det är precis vad vi vill bidra med i den här artikeln. Följande gratis mallar för utvärdering av medarbetare kommer att hjälpa dig att bygga ett format för att mäta faktisk prestation och jämföra den med dina upprättade standarder och mallar.
Medarbetarutvärdering jämfört med medarbetarhantering
Innan vi går in på mallarna, låt oss klargöra skillnaden mellan medarbetarutvärdering och medarbetarhantering.
En medarbetarutvärdering fokuserar på att utvärdera prestation under en given period. Denna period kan vara kvartalsvis, årlig eller någon annan intervall däremellan. Syftet är att identifiera prestation i enlighet med mål och standarder. Men denna metod kan vara ensidig.
Prestationshantering å andra sidan är ett proaktivt tillvägagångssätt för att hantera medarbetares prestation. Det handlar om mer än utvärdering. Det handlar om att hjälpa medarbetare att uppnå mål och förbättra prestationen i enlighet med organisationens värderingar. Till skillnad från en strikt prestations utvärdering främjar hanteringen engagemang från medarbetare och skapar en kultur av kontinuerlig förbättring.
17 Mallar för prestationshantering av medarbetare
360-graders feedback-formulär
Rekommenderad frekvens: Två gånger om året eller årligen
360-graders feedback är ett kraftfullt och omfattande verktyg som hjälper chefer att lära sig om medarbetares styrkor och svagheter från alla håll. Det använder holistisk feedback genom flera källor så som chefens feedback, feedback från kollegor och direktrapporterande för att hjälpa HR att identifiera "blind spots".
Börja med att identifiera dina mål när du implementerar 360-graders feedback. Vill vi övervaka och följa upp framsteg över tid? Var ligger ert fokus? När du har svar på de frågorna behöver du samla in konstruktiv feedback om den som ska utvärderas från kollegor, chefer och andra relevanta parter. Dessutom behöver du kommunicera syftet med utvärderingen till alla involverade, se till att de förstår hur man ger och tar emot feedback. Eletive gör 360-graders feedback-undersökningar snabba och enkla samtidigt som de hjälper dig att anpassa tillvägagångssättet för att passa dina unika företagsbehov.
Utvärdering via målformulär
Rekommenderad varaktighet: varannat år eller årligen Målformulering, som namnet antyder, hjälper medarbetare att sätta väldefinierade mål som är specifika, mätbara och realistiska. Detta bidrar med att minska missförstånd och hjälper medarbetare att uppnå målen. Dessutom gör målformuleringen prestationshanteringen tydlig och kvantifierbar eftersom det skapar tydliga milstolpar. För bästa resultat, utbilda både medarbetare och chefer i att använda effektiv feedback som är justerbar.
SMART-mål. Sedan planerar ni regelbundna uppföljningar som uppmuntrar till kontinuerlig kommunikation. När det är dags för den kvartalsvisa (eller vilken milstolpe ni väljer) genomgången, kan ni utvärdera och justera enligt behov. Med Eletive kan du använda smarta mål för att se till att alla i din organisation rör sig i rätt riktning. Vi erbjuder en lösning som gör det möjligt att samla smarta mål, prestationshantering och engagemang för medarbetare i en enhetlig plattform. Det ger dig en enda plats för att sätta och uppnå alla i organisationens prestationer.
Utvärdering via självbedömningsformulär
Rekommenderad frekvens: kvartalsvis, halvårsvis eller årligen Självbedömningar bör vara en del av varje prestationsutvärdering. Självbedömningsformulär låter medarbetare utvärdera sin egen prestation och identifiera områden där de behöver förbättra sig. Frågorna på dessa formulär tillåter vanligtvis att de delar med sig av vad de tycker att de har uppnått och var de har utmaningar. Detta ger en känsla av ägarskap över deras arbetsprestation och engagerar deras chefer i en dialog om hur de vill förbättra sig. Slutligen är det utmärkt för att bygga medarbetarengagemang.
Precis som med andra bedömningar, börja med att fastställa dina mål och utforma bedömningsfrågorna kring dem. Ge sedan formulären till dina medarbetare och se till att du ger dem en rimlig tid att reflektera och fylla i formuläret. Vi föreslår minst en vecka.
Self-assessments are an important part of 360-feedback surveys
Bedömningsformulär för peer review
Rekommenderad tidsperiod: varannat år eller årligen Peer review är utmärkt för att främja teamwork och samarbete bland medarbetare. Det får dem att engagera sig och arbeta tillsammans för att ta reda på var de befinner sig och var de behöver vara. Dessutom kan det vara värdefullt att ha kollegor som delar sin bedömning för att få insikt från olika perspektiv. Det skapar en väl avrundad bedömning som kan fånga information som andra bedömningar inte kan ge.
Självklart vill du först identifiera peer-grupperna. Det skulle vara meningslöst att para ihop medarbetare som sällan arbetar tillsammans. Välj istället medarbetare som ofta samarbetar, oavsett om de arbetar i samma avdelning eller inte. Ge sedan kollegorna tid att träffas och utföra sina bedömningar. Eletive gör processen med att identifiera peers snabb och enkel, och det kan till och med automatiseras i plattformen. Om du vill skicka ut feedbackformulär för peer review kan Eletives intelligenta algoritm automatiskt identifiera rätt respondenter baserat på automatiserade hierarkier.
Formulär för observation av beteende
Rekommenderad tidsperiod: kvartalsvis Observation av beteende fokuserar på observerbara beteenden och färdigheter. Detta innebär att bedömningen blir mer objektiv och mindre beroende av bias eller subjektivitet. Du kommer också att finna att denna bedömning är skicklig på att identifiera utbildningsbehov.
Implementeringen av denna bedömning i din organisation kommer att kräva att du utbildar cheferna i hur man observerar och bedömer medarbetares prestationer. Denna observation kommer att äga rum under specifika arbetsrelaterade uppgifter snarare än generellt beteende. Efter denna observationsperiod kommer du att ha en enkel sittning med medarbetaren för att ge feedback och relevant coaching - där du framhäver områden där de utmärker sig och vad som behöver förbättras. Eletive gör det enkelt att skapa åtgärdsplaner, lägga till åtgärdspunkter på 1:1-agendan och följa upp framsteg.
Utvärdering via grafiska bedömningsskalor
Rekommenderad tid: kvartalsvis Denna populära metod för bedömning innebär att man bedömer attribut på en numerisk skala. Det gör det möjligt att standardisera bedömningarna och ge HR en överblick över var en anställd befinner sig yrkesmässigt. För att genomföra en grafisk bedömning måste du först bestämma vilka attribut du vill utvärdera. Det kan vara kreativitet, produktivitet och andra attribut som är relaterade till rollen. Under denna bedömning kommer chefen att markera skalan lämpligt under varje attribut. För att undvika subjektivitet bör du skapa tydliga exempel på vilken typ av prestationer som ger vilka betyg. Grafiska bedömningsskalor kräver konsekvens och standardisering för att vara effektiva. Och det är precis vad du får när du arbetar med Eletive. Vi tillhandahåller en plattform som gör det enkelt att organisera prestationshantering på organisations-, segment- och individnivåer.
Utvärdering genom checklista
Rekommenderad varaktighet: kvartalsvis, halvårsvis eller årligen. Checklistor ger dig en enkel standardiserad bedömning. De mäter samma kriterier för varje medarbetare och låter dig jämföra det över avdelningar. Dessutom, eftersom checklistor beror på mätbara kriterier, blir uppgifter lätt kvantifierade.
Checklistbedömningar kan vara så enkla som att markera en milstolpe som slutförd eller inte slutförd. Det handlar bara om att fastställa dessa milstolpar och andra kriterier enligt organisatoriska mål. Eletives plattform hjälper till att bygga checklistbedömningar.
Utvärdering genom kritisk händelse-teknik
Rekommenderad tid: Ad hoc CIT (critical insident technik) innebär bedömning av prestationen på specifika och ofta komplexa uppgifter, med fokus på prestation under en viss period. Som sådan fokuserar de på specifika beteenden som antingen bidrar till framgång eller misslyckande. Resultaten kommer slutligen att avgöra vilka åtgärder som ska vidtas angående prestationen. Det är ett vasst verktyg för att hantera lika vasst problem. Som namnet antyder börjar du med att identifiera en kritisk händelse som behöver åtgärdas. Detta kan vara en dramatisk nedgång i prestationen eller andra betydande problem. Du följer sedan detta genom att samla in all information du kan under den aktuella perioden och analysera den data. Därifrån utvecklar du en handlingsplan för att ta itu med eventuella problem som avslöjas. Bedömningar av kritiska händelser är avgörande för att förhindra mer allvarliga problem. Det är därför Eletive ger dig och dina chefer realtidsvarningar när medarbetares undersökningar indikerar omedelbart behov av åtgärder på problem som långvarig stress och trakasserier.
Ledning och utvärdering genom mål
Rekommenderad tid: Årligen Ledning genom mål är en av de mest direkta sätten att mäta och öka prestationen eftersom det fungerar genom att sätta specifika mål. Denna metod är både mätbar och motiverar medarbetare med en tydlig beskrivning av vad som förväntas av dem. Implementering av MBO är lika enkelt. Identifiera specifika mål som du vill att medarbetare ska uppnå. Sedan övervaka framstegen över tid och ge regelbunden feedback vid bestämda intervaller. Eletive tillhandahåller verktyg som gör det lätt för ledare att följa medarbetarnas framsteg och samordna målen med företagets mål.
Utvärdering via rankningsmetod
Rekommenderad tid: Årligen Denna metod är utmärkt för att identifiera dina mest högpresterande medarbetarna samtidigt som du hittar dem som behöver förbättras. Dessutom ger du dessa högpresterande medarbetare erkännande för deras övergripande insatser.
Börja med att identifiera prestationskriterierna du vill mäta efter. Försäljning är till exempel ett populärt val. Välj sedan en tidsintervall och utvärdera därefter. När tidsintervallet är över, skapar dina chefer en rangordnad lista över medarbetare baserat på prestation.
Det är dock viktigt att notera här att rankningsmetoden alltid ska användas som en del av en omfattande bedömningsstrategi som inkluderar 1:1s och 360-feedback. Eletive kan hjälpa på båda fronterna genom att göra mätning av framsteg enkelt och ge medarbetare råd baserat på organisatorisk beteendeforskning.
Utvärdering via tvångsvalsmetod
Rekommenderad varaktighet: Årligen Det här är en bedömningsmetod som syftar till att minska partiskhet under utvärderingsprocessen. Tanken är att eliminera neutrala eller vagt formulerade utvärderingar genom att begränsa utvärderingsalternativen till två val. Du börjar med att skapa ett set med parvis kopplade påståenden för att utvärdera beteendet. Varje påstående kommer att kopplas till ett attribut eller ett beteende. Chefer kommer sedan helt enkelt att välja mellan de två, för det påstående som liknar den anställde mest. Resultaten kommer sedan att sammanställas och användas för att skapa feedback till den anställde.
Utvärdering via essämetod
Rekommenderad varaktighet: Varje eller varannat år Essäutvärderingar är bäst för atypiska roller eller positioner som inte har numeriska mål. De ger en djupgående, friformad analys från chefer om medarbetares prestationer. Det täcker allt som numerisk analys inte kan göra.
Den här metoden kallas "old school" inom HR-branschen. På sin mest grundläggande nivå behöver utvärderare bara ett blankt Word-dokument, ett tangentbord och en förståelse för vem de utvärderar. Men här har vi den bästa, moderna alternativet. Eletive tar med essämetoden genom att erbjuda avsnitt för delade anteckningar och privata anteckningar på plattformen, kopplade till mallar och dokumentation för 1:1-möten.
Bedömningsskala med kommentarer
Rekommenderad frekvens: kvartalsvis eller två gånger om året En bedömningsskala med kommentarer förenar kraften i numeriska och fria metoder i en enda metod. Dessutom är de lätt administrerade och hjälper till att skilja mellan medarbetares prestationer. Som med alla andra bedömningar bör du börja med att identifiera prestationskriterier i särskilda kategorier. Följ sedan genom att etablera en numerisk bedömningsskala. Din chef kommer sedan att betygsätta medarbetare i enlighet med skalan tillsammans med en skriftlig kommentar som förklarar deras resonemang med förslag till förbättring.
Utvärdering med narrativ metod
Rekommenderad frekvens: årligen eller vartannat år Den narrativa metoden gör det möjligt för granskare att diskutera vad de anser vara de mest relevanta detaljerna om en anställds prestation. Dessutom ger det medarbetare en anpassad översyn av deras prestationer. Men narrativa bedömningar kan gå snett snabbt utan fokus eller riktlinjer. Som sådan behöver varje omgång av översynen specifika riktlinjer och mål för bästa resultat. Identifiera de viktigaste punkterna som granskarna behöver utvärdera och ställ in specifika stilriktlinjer för att bibehålla konsekvensen. Eftersom denna metod lätt kan bli subjektiv behöver dina granskare data för att backa upp sina recensioner. Eletives plattform gör det möjligt för chefer att skapa tydliga och intuitiva rapporter samtidigt som de automatiserar de mest tidskrävande uppgifterna såsom engagemangsundersökningar.
Kompetensbaserade utvärderingar
Rekommenderad frekvens: årligen Kompetensbedömningar fokuserar på att identifiera luckor i arbetskritiska färdigheter. Som sådana är de en naturlig lösning för att utveckla handlingsplaner som hjälper medarbetare att växa i sina roller. Naturligtvis börjar implementeringen av kompetensbaserade utvärderingar med att identifiera de mest arbetskritiska färdigheterna. Till exempel kan webbutvecklare kräva specifika kodningsfärdigheter. Därefter utvecklar du en kompetensram som beskriver de färdigheter som diskuteras. Sedan handlar det bara om att utvärdera och ge feedback. När du har identifierat medarbetares kompetensluckor kommer du att behöva en handlingsplan. Med Eletives handlingsplaner kan du skapa planer för hela organisationen eller segmentera dem enligt team eller till och med på individnivå.
Mall för bedömning av prestation för senior ledning
Rekommenderad frekvens: Var sjätte månad till årligen Bedömningar på senior nivå hjälper de högst uppsatta medarbetarna i ditt företag att samordna med organisationens mål. Detta överförs naturligt till de rapporterande medarbetarna och förbättrar förhoppningsvis företagets övergripande prestation som ett resultat. Nyckeln till att bedöma senior ledning är att identifiera både kompetenser och KPI:er som är relevanta för deras position. Utifrån detta, genomför bedömningar av 360-graders feedback som inkluderar direkt rapporterande och granskningar av kollegor. Granska denna information tillsammans med etablerade organisatoriska mål och syften.
Mall för bedömning av miljöledning
Rekommenderad frekvens: Årligen Bedömningar av miljöledning syftar till att säkerställa förbättrad hållbarhet. Detta säkerställer organisatorisk samordning för miljömål från individuella medarbetare till intressenter. Börja med att identifiera mål och använd dem för att utveckla en uppsättning indikatorer för att mäta framsteg mot dessa mål. Utifrån detta, genomför en gap-analys för att identifiera möjligheter till förbättring. Detta ger i sin tur data för att utveckla en handlingsplan.
Hur man skriver en bedömning av prestation för en chef
Linjemedarbetare är inte de enda som behöver regelbunden feedback. Ledningen behöver också veta hur de presterar och hur de kan förbättras lika mycket. Att skriva bedömningar av prestation för chefer bör fokusera på både prestation och konstruktiv feedback. Här är några snabba tips.
360-graders feedback - Precis som chefer behöver bedöma medarbetaress prestationer, behöver medarbetare delta i bedömningar av chefer.
Använd relevanta exempel - När du väljer objekt för feedback, leta efter specifika händelser och exempel som talar till deras prestation.
Var objektiv - En bedömning är en känslig tid för alla. Undvik att använda dömande eller laddade frågor för en rättvis och opartisk process.
Relaterad läsning: 41 fraser för bedömningar av prestation för chefer, kollegor och dig själv
Gör prestationshantering enkelt och effektivt
Om du letar efter en strukturerad men agil metod för att förbättra prestation i din organisation, kontakta oss idag för att boka en demonstration. Våra engagemangs-specialister kommer att visa dig hur Eletive fungerar och hur en modern plattform för engagemang och prestationshantering av medarbetare kan hjälpa dig att nå dina mål och syften.
