Medarbetarundersökning: vilka frågor bör ingå?

Forskning visar att engagerade medarbetare kan öka produktiviteten med 17% och minska sjukfrånvaron med upp till 41%. Det finns alltså allt att vinna på att fokusera på engagemanget i organisationen.

Många HR-chefer letar nu efter rätt verktyg för att kunna arbeta proaktivt med engageman och företagskultur, och då fyller medarbetarundersökningar en viktig funktion. För att kunna förbättra engagemanget behöver man kunna mäta det på ett bra sätt.

Men vilka frågor bör ingå i en din enkät, och varför? 

Fortsätt läsa för en djupdykning i drivkrafterna bakom medarbetarengagemang och rekommendationer kring vilka frågor som är viktiga att ställa.

Innehåll

1. Medarbetarundersökning: drivkrafter och engagemang

2. En evidensbaserad medarbetarundersökning

3. Frågor i medarbetarundersökningar och maskininlärning.

4. Vikten av öppna frågor i medarbetarundersökningar

5. eNPS och pulsundersökningar

6. Att mäta engagemang med Eletive

Medarbetarundersökning: drivkrafter och engagemang

För att förstå vilka frågor som bör ställas i en medarbetarundersöking, är det bra att först bekanta sig med vilka drivkrafter som bidrar till ett högt engagemang.

På Eletive arbetar vi med 11 olika områden, eller drivkrafter, som alla är grundläggande för att bygga framgångsrika organisationer där medarbetarna mår bra och levererar på topp.

En evidensbaserad medarbetarundersökning

När man mäter engagemang är det viktigt att använda evidensbaserade metoder med vetenskaplig förankring. Det finns mycket forskning kring hur medarbetarengagemang och arbetsmiljö påverkar människors hälsa och prestationsförmåga. Det finns också mycket kunskap om hur digitala enkäter och medarbetarundesökningar bör utformas för att ge ett så rättvisande resultat som möjligt. På Eletive har vi samarbetat med legitimerade organisationspsykologer och utgått från evidensbaserade metoder när vi utformat våra medarbetarenkäter.

Feedback och kommunikation

Effektiv kommunikation och konstruktiv feedback är två grundläggande byggstenar i välmående organisationer. Inom det här området ligger fokus på hur kommunikationen ser ut kring prestation, utmaningar, problem och lösningar.

Viktiga begrepp: Interaktion, språk, diskurs, dialog, intern kommunikation, feedback loop, kommunikativ förmåga.

Autonomi

Begreppet autonomi innefattar den anställdes bild av hur mycket hen kan påverka olika aspekter av sin arbetssituation och arbetsmiljö. Det kan handla om möjlighet att påverka och justera arbetstempo, huruvida den anställde upplever sig ha inflytande över beslut, och hur mycket hen kan påverka processer och arbetsmetoder.

Viktiga begrepp: Självledarskap, egenansvar, självkontroll, självständighet, medbestämmande, medarbetarskap.

Meningsfullhet och delaktighet

Att känna att arbetet är meningsfullt och att känna är delaktighet i det som sker på arbetsplatsen är avgörande för engagemang och välmående. Det handlar om känslan av att arbetet som utförs är viktigt och värdefullt, och att det man gör har betydelse. Detta område omfattar även känslan av att vara respekterad och behandlas väl av kollegor och chefer, samt att de idéer och tankar som förs fram tas på allvar och beaktas.

Viktiga begrepp: En känsla av sammanhang, uppmuntran, intention, kompanjonskap, sammanhållning, medborgarskap, medarbetarskap, närvaro, gemenskap.

Arbetsbelastning

Här handlar det om upplevda krav samt upplevd kontroll över det egna arbetet. Krav kan komma från olika håll och se ut på olika sätt. Krav på en arbetsplats kan komma i form av uttalade kravställningar, eller i form av förväntningar från kunder eller kollegor. Hur stor kontroll medarbetaren själv upplever sig ha över situationen är avgörande för utfallet. En bra balans mellan förväntning, krav och kontroll över det egna arbetet ger en sund arbetssituation, vilket är fokus för frågorna inom det här området.

Viktiga begrepp: Press, stress, plikt, krav.

Hälsa

Fokus för området hälsa är tre grundläggande komponenter: mat, sömn och träning. Därutöver ingår tidiga varningstecken på stress i det här området; sådant som kan indikera att anställda är i riskzonen för att utveckla stressrelaterade sjukdomar.

Viktiga begrepp: Välmående, fitness, hälsa, vigör, styrka, kondition, sjukfrånvaro, utbrändhet, utmattning, personalomsättning.

Arbetsplats och verktyg

Här handlar det om hur väl arbetsplatsen och arbetsverktygen fungerar. Frågorna fokuserar på om medarbetaren upplever att arbetsplats och verktyg stöttar hen i att utföra sina arbetsuppgifter på ett bra jobb. Här kartläggs om de anställda upplever att de har tillgång till rätt resurser, metoder och verktyg för att prestera på topp.

Viktiga begrepp: Arbetsplats, arbetsmiljö, facilitering, störningsmoment, distraktioner, verktyg, resurser, kompetens, applikationer.

Inlärning och utveckling

Här ligger fokus på hur varje medarbetare uppfattar sina möjligheter till kompetensutveckling och personlig utveckling. Här mäts även om den anställde har möjlighet att göra det hen gör bäst.

Viktiga begrepp: Lärande, kompetensutveckling, personlig utveckling, karriär, karriärsmöjligheter, innovation, intraprenörskap.

Mål och måluppfyllelse

Att sätta tydliga och realistiska mål, som sedan uppnås, är en viktig framgångsfaktor som även bidrar till välmående och motivation. Här undersöks hur väl mål definieras, och hur väl de och i vilken utsträckning de uppnås. Fokus ligger även på hur tydliga målen är och om de upplevs som logiska, realistiska och lagom utmanande.

Viktiga begrepp: Mål, måluppfyllelse, vägledning, planering, coaching, kontroll. 

Strategi, vision och kultur

Här ligger fokus på hur medarbetaren uppfattar företagets strategi, vision och kultur. Det handlar dels om i vilken utsträckning den anställde förstår företagets grundläggandemål och syfte, och varför företaget existerar. Det handlar även om hur mycket medarbetaren identifierar sig med företagets vision och kultur.

Viktiga begrepp: Handlingsplaner, planering, projektledning, mål, måluppfyllelse, riktning, intention.

Relation till chef

Det här området innefattar viktiga aspekter av ett gott ledarskap. Det inkluderar chefens förmåga att ge stöd och att bygga förtroende och tillit. Här handlar det även om chefens förmåga att se medarbetarnas individuella behov och anpassa sitt ledarskap därefter.

Viktiga begrepp: Ledarskap, relationer, kommunikation, styrning, ledning, auktoritet.

Relation till kollegor

Här handlar det om lagandan och relationerna mellan kollegorna i arbetsgruppen. I fokus ligger faktorer som kommunikation, stöd och konflikthantering. Det här området innefattar även hur medarbetare ser på varandras kompetens, prestationer samt förmåga att ta ansvar.

Viktiga begrepp: Laganda, kontakter, relationer, delaktighet, inkludering, medarbetarskap.

Medarbetarundersökningar och maskininlärning

Att ställa rätt frågor, vid rätt tillfälle, är avgörande för att få ut maximalt ur en medarbetarundersökning. På Eletive anväder vi en algoritm som bygger på maskininlärning för att säkerställa att pulsundersökningarna sätter fokus på det som är viktigast vid varje givet tillfälle.

Det innebär att varje medarbetare får en unik kombination av frågor, som bygger på svaren från den föregående pulsundersökningen. Algoritmen ser till att följa upp på rätt områden, för att så snabbt som möjligt identifiera om något inte står rätt till. Detta har flera fördelar, varav en är att de varierande frågorna gör det mer intressant och engagerande för den som svarar. Den främsta fördelen är dock att det snabbt sätter strålkastarljuset på potentiella problem, så att chefer och HR får en chans att agera proaktivt – istället för reaktivt.

Frågor med öppna svar

För att få så bra feedback som möjligt från organisationens medarbetare rekommenderar vi alltid att lägga till frågor med öppna svar i början av varje pulsundersökning. Med öppna frågor framkommer ofta värdefull information kring ämnen som inte täcks av de standardiserade frågebatterierna.

AI och NLP-analys av svaren på de öppna frågorna

Att läsa svaren på öppna frågor kan bli tidskrävande med många anställda. Därför har utvecklar vi på Eletive en AI-analys som automatiskt skannar och analyserar alla svar i fritext. Med hjälp av AI görs en sentiment-analys som visar om varje svar innehålller positiv eller negativ feedback. Svaren sammanfattas i realtid, så att övergripande insikter omedelbart blir tillgängliga; exempelvis 75% av medarbetarna på kontoret i Stockholm tycker att ventilationen fungerar dåligt".

eNPS och pulsundersökningar

Pulsundersökningar är ett ypperligt tillfälle att även mäta eNPS. eNPS ( Employee Net Promotor Score) är ett värde som används för att mäta medarbetarnas engagemang och upplevlese.

eNPS bygger på samma logik som det mer välkända måttet NPS (Net Promoter Score) som företag använder för att mäta kundnöjdhet.

Medarbetarundersökningar med Eletive

Eletive är en modern plattform som samlar allt som har med medarbetarengagemang att göra.

• Läs mer om medarbetarundersökningar >>

• Läs mer om performance management >>

• Läs mer om självledarskap >>

Smarta pulsundersökningar som mäter engagemang i realtid ger viktiga insikter om temperaturen i organisation – så att du kan arbeta proaktivt och fatta datadrivna beslut.