Skip-level möte: genomförande, frågor och vad du bör säga

Varför skip-level möten förtjänar en plats i din kalender

De flesta seniora ledare får inte reda på att en medarbetare mår dåligt förrän det dyker upp i en presentation. Vad de hör är en filtrerad sammanfattning i en kvartalsgranskning, två nivåer bort från den person som faktiskt är oengagerad.

Skip-level möten minskar det avståndet genom att du träffar de människor som befinner sig närmast arbetet, utan de vanliga filtren emellan. Men hur genomför du ett sådant möte på bästa sätt, och hur undviker du de vanligaste fallgroparna? Det utforskar vi i den här guiden.

Varför lyssna på oss

I över ett decennium har Eletive varit det självklara valet för framåtblickande HR-team och People-ledare som söker en plattform för medarbetarengagemang. Vi har arbetat med organisationer som Gina Tricot, Pollmann International och The Openwork Partnership, och hjälpt dem att bygga feedbackloopar som kopplar engagemangsdata till konkreta åtgärder.

Eletive gör det enkelt att hantera medarbetardata och säkerställa att alla får enkäter, även när många av våra medarbetare arbetar oregelbundna tider eller har säsongsanställningar.

Insikterna i den här artikeln bygger på den erfarenheten och vår förståelse för vad som faktiskt gör medarbetarengagemangsstrategier framgångsrika i praktiken.

Vad är ett skip-level möte?

Ett skip-level möte är ett enskilt samtal mellan en senior ledare och en medarbetare som rapporterar till en av ledarens direktrapporterande chefer. Medarbetarens närmaste chef är inte med i rummet, vilket ger den seniora ledaren möjlighet att höra om medarbetarens upplevelse utan det vanliga chefsledet däremellan. Samtalet varar vanligtvis i ungefär 30 minuter och berör personens roll, teamet och vad som händer i organisationen som helhet.

"Skip" syftar på chefen som hoppas över. Om du till exempel är VP och träffar någon som rapporterar till en av dina chefer håller du ett skip-level möte. Syftet är att höra direkt från någon som är nära det dagliga arbetet, så att du kan identifiera mönster, förstå hinder och se vad som händer bortom din direkta rapporteringskedja.

Vad bör du kalla ett skip-level möte?

Inte alla är bekväma med begreppet "skip-level möte" i en kalenderinbjudan. Det kan låta som att chefen förbigås, vilket sätter fel ton redan från start. Alternativ som fungerar bra är "ledarskapsincheckning", "öppet samtal med [ditt namn]" eller helt enkelt "1:1 med [ditt namn]". Målet är att signalera ett informellt, ömsesidigt samtal.

Håll inbjudan kort och varm. Förklara syftet ("Jag bokar regelbundna samtal med medarbetare i hela teamet för att hålla kontakten"). Förtydliga vad mötet inte handlar om ("Det här är inte en utvärdering av någons prestation"). En eller två meningar räcker. Om medarbetaren aldrig gjort detta tidigare kan ett kort meddelande från deras närmaste chef hjälpa, till exempel: "Det här är något som [ledarens namn] gör med alla." Det räcker långt.

Varför skip-level möten spelar roll för engagemanget

1. För seniora ledare

När du leder chefer kommer det mesta av det du vet om frontlinjeteamen via andrahandsinformation. Skip-level möten ger dig en direkt kanal till hur arbetet faktiskt utförs, vad som saktar ned medarbetare och var teamen presterar väl. Det förstahands­perspektivet är det som omvandlar data från medarbetarundersökningar till verkliga beslut, eftersom du hör den mänskliga historien bakom siffrorna.

2. För direkta chefer

Ett välgenomfört skip-level möte underlättar en chefs arbete snarare än att försvåra det. När den seniora ledningen förstår de utmaningar ett team ställs inför blir det enklare att få resurser, röja hinder och stödja chefens beslut. Nyckeln är transparens. När den direkta chefen vet att mötet äger rum och efteråt får en sammanfattning av temana, får de en allierad i ledningen.

3. För medarbetare

Skip-level möten ger medarbetare en röst bortom det närmaste teamet. För många är det det enda tillfället att dela feedback med någon som kan agera på den i större skala. Den känslan av att bli hörd driver medarbetarengagemang, särskilt när den åtföljs av synliga åtgärder.

Är skip-level möten bra eller dåliga?

Skip-level möten kan stärka tillit och kommunikation, men de kan också skapa spänningar om de hanteras dåligt. Skillnaden beror oftast på vad som händer före, under och efter samtalet.

När de bygger förtroende

Skip-level möten bygger förtroende när medarbetare kan tala öppet och ser att deras feedback leder till handling. Om en medarbetare till exempel lyfter oro kring arbetsbelastning och den seniora ledaren sedan arbetar med chefen för att hantera det, ser medarbetarna att det lönar sig att tala upp. Över tid kan det uppmuntra folk att ta upp problem tidigare, innan frustrationen hunnit växa sig stor.

När de slår fel

Problem uppstår vanligtvis när:

• Chefen blir tagen på sängen. De kan uppleva att ledningen går runt dem snarare än stödjer dem.

• Ingenting händer efteråt. Medarbetare kan sluta dela feedback om de inte ser att ledningen agerar.

• Ledningen överskrider sin roll. En senior ledare som ändrar en chefs beslut utifrån ett enda samtal kan underminera chefens auktoritet utan att ha det fulla sammanhanget.

Informera alltid den direkta chefen i förväg

En tydlig process kan förebygga de flesta av dessa problem. Berätta för den direkta chefen om mötet i förväg och kom överens om vilka ämnen som är aktuella. Dela efteråt de övergripande temana och de åtgärder ni kommit överens om, utan att knyta kommentarer till enskilda medarbetare. På så sätt hålls chefen informerad samtidigt som medarbetarna ges tillräckligt med integritet för att kunna tala ärligt.

Viktigast av allt: stäng loopen. Om medarbetare tar upp ett problem som ledningen anser behöver åtgärdas, se till att någon äger nästa steg och kommunicerar vad som kommer att hända.

Hur ofta bör du hålla skip-level möten?

Rätt kadens beror på hur många personer du behöver träffa och hur snabbt din organisation förändras. En kvartalsvis rytm fungerar för de flesta team. Månadsvis är rimligt under perioder av snabb tillväxt, omstrukturering eller ledarskapsskiften, när osäkerheten är som störst.

Det viktiga är konsekvens. Ett skip-level möte som genomförs en gång och sedan försvinner gör mer skada än om det aldrig ägt rum, eftersom det signalerar att ledaren tappat intresset.

Hur du förbereder ett skip-level möte

För ledare

Börja med den data du redan har. Gå igenom de senaste resultaten från pulsundersökningar och eNPS-trender för det aktuella teamet. Leta efter mönster. Finns det segment där engagemanget har sjunkit? Teman i de öppna svaren som återkommer? Det sammanhanget hjälper dig att ställa bättre frågor och att avgöra om det du hör i mötet stämmer överens med vad datan visar.

Prata sedan med den direkta chefen. Informera dem om att mötet ska äga rum, kom överens om vad som är aktuellt och sätt förväntningar kring konfidentialitet. Du ber inte om en genomgång av medarbetarens prestation. Du säkerställer att syftet är tydligt så att chefen känner sig informerad, inte ifrågasatt.

Förbered 3 till 5 öppna frågor, men lämna utrymme för samtalet att ta de vändningar medarbetaren tar det. De bästa skip-level mötena känns som ett genuint samtal, inte en intervju.

Vad bör du säga på ett skip-level möte? (för medarbetare)

Om du har blivit inbjuden till ett skip-level möte behöver du inte förbereda en presentation. Tänk igenom vad som fungerar bra i ditt team och vad du skulle vilja förändra om du fick möjlighet. Fundera på om det finns hinder som din chef inte ensam kunnat lösa.

Några saker att ha i åtanke: Var ärlig, men fokusera på mönster snarare än enskilda händelser. Använd inte mötet för att gå runt din chef i ett beslut du inte håller med om, eftersom det underminerar processen för alla. Och om du är osäker på vad mötet syftar till, fråga bara.

En 30-minutersagenda för skip-level möten som du kan kopiera

Den här agendan fungerar för både första gången och återkommande skip-level möten. Anpassa tiderna efter hur samtalet flödar, men sträva efter att täcka varje del.

1. Öppna och sätt tonen (3 minuter). Tacka dem för deras tid. Beskriv syftet: "Jag gillar att ha regelbundna samtal med medarbetare i hela teamet för att hålla kontakten." Bekräfta konfidentialiteten: "Jag delar teman med din chef, inte specifika kommentarer."

2. Bygg relation (5 minuter). Fråga om något aktuellt: ett projekt de arbetar med, hur veckan går, eller vad de trivs mest med i sin roll. Låt dem prata.

3. Roll och hinder (8 minuter). Fråga vad som tar mest av deras tid, vad som går bra och var de stöter på friktion. Lyssna efter mönster du sett i undersökningsdatan.

4. Feedback om chef och team (7 minuter). Fråga hur de upplever det stöd de får, hur teamet fungerar tillsammans och om det finns något som skulle göra en tydlig skillnad. Håll fokus på deras upplevelse, inte en utvärdering av chefen.

5. Strategi och helhetsbild (4 minuter). Fråga om de känner sig delaktiga i organisationens riktning. Dela en eller två saker du som ledare fokuserar på just nu. Det ger dem insyn i det större sammanhanget.

6. Avsluta och nästa steg (3 minuter). Fråga om det är något mer de vill ta upp. Sammanfatta de åtgärder du ska ta och bekräfta när ni träffas nästa gång.

Frågor för skip-level möten – indelade efter tema

Dessa 22 frågor täcker de teman som oftast dyker upp i skip-level samtal. Du kommer inte att använda alla i ett enda möte. Välj 3 till 5 baserat på vad du vill lära dig.

Roll och arbetsbelastning

1. Vad i ditt arbete tycker du bäst om just nu?

2. Vad tar mer tid än du tycker att det borde?

3. Finns det något du behöver för att göra ditt jobb bra som du inte har tillgång till idag?

4. Hur tydligt är det för dig vad som räknas som framgång i din roll det här kvartalet?

5. Om du fick förändra en sak i din vardag, vad skulle det vara?

Chef och teamdynamik

1. Hur väl fungerar ditt team tillsammans kring gemensamma mål?

2. Känner du att du får tillräcklig feedback på ditt arbete?

3. Vad gör din chef bra som du skulle vilja att andra chefer också visste?

4. Finns det något som skulle göra era teammöten eller 1:1-samtal mer värdefulla?

5. Hur bekväm känner du dig med att lyfta funderingar eller meningsskiljaktigheter i ditt team?

Organisation och strategi

1. Hur delaktig känner du dig i organisationens riktning?

2. Finns det något som händer på företagsnivå som känns oklart eller förvirrande?

3. Vad är en sak ledningen skulle kunna göra för att göra ditt arbete enklare?

4. Tycker du att organisationens värderingar syns i hur beslut fattas?

5. Finns det en process eller policy som ställer till det mer än den hjälper?

Utveckling och karriär

1. Vart vill du att din karriär ska ta dig under de närmaste ett till två åren?

2. Finns det färdigheter du vill utveckla som din nuvarande roll inte ger dig möjlighet att bygga?

3. Känner du att du har en tydlig väg för utveckling här?

4. Har du haft några lärande- eller utvecklingserfarenheter på sistone som verkligen varit värdefulla?

5. Vad skulle göra den här organisationen till en plats du vill stanna på lång sikt?

6. Finns det ett projekt eller ett ansvarsområde utanför din nuvarande roll som du skulle vara intresserad av?

7. Vad är den bästa feedback du fått på sistone?

Efter mötet: stäng loopen utan att underminera chefer

Mötet i sig är halva jobbet. Det som händer efteråt avgör om det bygger förtroende eller underminerar det.

• Dela teman, inte citat: Ge den direkta chefen en sammanfattning av de övergripande teman du hörde. Till exempel: "Teamet vill ha mer tydlighet kring prioriteringar" eller "Folk är nöjda med den senaste projektkadensen." Koppla inte specifika kommentarer till enskilda medarbetare. Det skyddar konfidentialiteten och ger ändå chefen användbar information.

• Följ upp åtgärder: Om du sagt att du ska undersöka något, gör det. Det snabbaste sättet att rasera förtroendet för skip-level möten är att be om feedback och sedan inte agera på den. Ha en enkel logg över vad som kommit upp och vad du gjort åt det.

• För in teman i dina 1:1-samtal: Om ett skip-level möte synliggör ett mönster, ta upp det temat i ditt nästa 1:1 med chefen. Kanske vill teamet ha fler utvecklingsmöjligheter eller känner sig frånkopplade från strategin. Oavsett vilket blir det ett coachingsamtal.

• Använd anonyma feedbackkanaler för känsliga ämnen: Ibland antyder en medarbetare något de inte är bekväma att säga rakt ut. En anonym kanal låter dem följa upp på egna villkor.

Anpassa skip-level möten för skiftbaserade och platsbundna team

Ett 30-minuters videosamtal fungerar inte när någon är mitt i ett skift på en lageryta eller bakom en butikskassa. För dessa team fungerar ofta gruppformat bättre. Ett 20-minuters samtal på plats under skiftöverlapp, med 4 till 6 personer, ger en senior ledare direktkontakt utan att dra någon från arbetsplatsen.

Den svårare delen är vad som händer mellan mötena. Frontlinjeanställda kanske inte har tillgång till en dator eller en företagsinbox, vilket innebär att eventuella uppföljningsundersökningar måste nå dem där de befinner sig.

Mobilanpassade pulsundersökningar och kiosklösningar för delade enheter löser det. Om din personalstyrka spänner över flera språk, leta efter ett verktyg med inbyggd översättning. Eletive stöder över 40 språk och erbjuder kioskläge just för det här ändamålet.

Gör skip-level möten till en del av hur du lyssnar

Skip-level möten fungerar bäst när de ingår i en bredare lyssningsstrategi, inte som en engångsinsats. Kombinerat med regelbundna pulsundersökningar, 1:1-samtal och tydlig handlingsplanering ger de seniora ledare ett direkt, mänskligt insiktslager som data ensam inte kan ge.

Eletive samlar pulsundersökningar, 1:1-samtal och anonym feedback i en och samma plattform. Det innebär att de mönster du hör i ett skip-level möte kan följas upp, åtgärdas och mätas över tid.

FAQ: Skip level-möte