Mall för medarbetarsamtal (1:1s)  med frågor och exempel 

15 september 2021

Medarbetarsamtal är viktiga för medarbetarnas utveckling, välmående och engagemang. En gemensam mall för medarbetarsamtal underlättar för alla i företaget.

Regelbundna medarbetarsamtal är en möjlighet för anställda och chefer att föra en dialog om arbetssituationen och styra den i önskad riktning. Genom schemalagda reflekterande samtal skapas en plattform för trygg kommunikation, där både chefer och medarbetare kan lyfta viktiga frågor. 

Varför är medarbetarsamtal så viktiga?

Regelbundna medarbetarsamtal är ett viktigt verktyg i arbetet för att skapa en bra psykosocial arbetsmiljö. De är ett sätt att säkerställa att alla medarbetare förstår företagets mål på både kort och lång sikt, vad som förväntas av dem, och hur de kan bidra till organisationens utveckling. 

Medarbetarsamtal ger både chefer och medarbetare en möjlighet att lyfta såväl problem som framgångar. En väl fungerande struktur med regelbundna medarbetarsamtal skapar ett klimat som bygger på öppen kommunikation och transparens. Det gör att eventuella problem snabbt kan fångas upp, och bidrar till en kultur där varje medarbetare känner sig sedd, hörd och inkluderad. Det i sin tur bidrar till ett högre medarbetarengagemang, högre produktivitet, och lägre personalomsättning. 

Rekommenderad läsning: Medarbetarundersökning – vilka frågor bör ingå?

Hur ofta bör man ha medarbetarsamtal (1:1s)?

Medarbetarsamtal är viktiga för att arbetsgivaren och medarbetaren ska kunna utveckla sin relation. Regelbundna samtal ger tillfälle att reflektera kring och diskutera olika frågor, både sådant som är aktuellt här och nu och kring tankar och planer i ett längre perspektiv.

Hur ofta det är lämpligt att ha medarbetarsamtal beror på hur teamet och verksamheten ser ut. Men en bra grundregel är att varje medarbetare bör ha tid avsatt till ett samtal med sin närmaste chef åtminstone en gång i månaden. Detta bör ses som ett minimum. 

Därutöver har många företag även utvecklingssamtal en gång om året. De årliga samtalen är av mer djuplodande karaktär, med större fokus på att låta chef och medarbetare utveckla sina tankar kring arbetsmiljö och arbetsuppgifter i ett större perspektiv.

Vilka frågor bör ingå i ett medarbetarsamtal?

Medarbetarsamtalen är det perfekta forumet för att sätta mål och följa upp individuella resultat. Det är också ett bra tillfälle att fånga upp och ta vara på värdefulla insikter och idéer, och att ta ett steg tillbaka och tillsammans utvärdera det dagliga arbetet.

Exempel på frågor:

  • Finns det något som vi som team borde börja göra?

  • Hur kan vi som team samarbeta bättre?

  • Hur kan jag som chef bäst stötta dig i ditt arbete just nu?

  • Finns det områden i företaget du skulle behöva lära dig mer om?

  • Får du den feedback du behöver för att kunna göra ett bra jobb?

  • Är det något som stressar eller tynger dig just nu, och hur kan jag stötta dig?

  • Hur ser det ut med våra mål – är det något område som behöver extra uppmärksamhet?

En mall för medarbetarsamtal (1:1s)

För att ge alla i organisationen likvärdiga förutsättningar, och för att alla ska ha möjlighet att bidra på bästa sätt, är det en god idé att tillhandahålla mallar för medarbetarsamtalen. 

Det ä också en god idé att använda en gemensam plattform för hela företaget, för att planera och dokumentera medarbetarsamtalet. På så sätt stöttas cheferna i sitt arbete, och man undviker att anteckningar från mötena kommer bort, tolkas olika av de olika deltagarna, eller sköts på helt olika sätt av olika chefer. Med tydliga strukturer som alla följer är det lättare att säkerställa att alla bokar in regelbundna möten, och följer upp den.

I Eletives plattform är det enkelt att:

  • skapa mallar för olika typer av medarbetarsamtal

  • att schemalägga medarbetarsamtalen

  • att dokumentera det som sägs i mötena

  • att automatisera notifikationer och påminnelse

Det finns även möjlighet att ta anteckningar under medarbetarsamtalet, både för medarbetare och chef. Det finns dels delade anteckningar och to do’s som båda parter har tillgång till, och dels privata anteckningar för varje individ.

Många företag som idag använder Eletive saknade tidigare en standardiserad process och dokumentation. Med Eletives verktyg för medarbetarsamtal (1on1s) kan alla typer av möten och dialoger skapas, dokumenteras, lagras och följas upp i samma verktyg.