OKRs är en kraftfull metod för att se framsteg, skapa en tydlig vägvisare gällande vad som behöver göras samt uppmuntra anställda till att bli engagerade kring målsättningar.
OKR guide - innehållsförteckning
Vad är OKRs?
Vad är skillnaden på OKR och KPI?
OKRs vs SMART-goals
Objektiv, Nyckelresultat och initiativ
5 fördelar med OKRs
Anpassa organisationens olika nivåer
Olika anpassningsstrategier
Hur ofta ska OKRs uppdateras?
3 steg för att sätta rätt OKRs
Operativa överväganden
Alla köper idén om OKRs
Skicka ut OKR-programmet
FAQ om OKRs
Vad är viktigt att ta med sig ifrån artikeln?
Vad är OKRs?
Att sätta mål är grundläggande för att hantera prestationsstrategier på företag. Mål fungerar som en polstjärna, den visar vägen för alla team i deras ansträngningar. OKRs erbjuder en kraftfull metod för att se framsteg, anpassa organisationsnivåer och för att uppmuntra engagemang kring organisationsmål.
OKR är en akronym som står för Objectives and Key Results. Det är ett populärt ramverk för hantering av organisationsmål som hjälper organisationer att visualisera sin strategi, samt hjälper dem att utföra den. OKRs kan organisera anställda, team och avdelningar och allt jobb de gör runt gemensamma mål.
Det har funnits flertalet olika ramverk för målsättning genom åren, men vissa av dem har varit enkla att glömma, dock inte OKRs. OKRs har snabbt blivit en brett använd och älskad metod. Ramverket är ursprungligen framtaget under det tidiga 90-talet av Andy Grove, som då jobbade på Intel. Ramverket fick sedan ytterligare fäste utav Google. Idag så används OKRs av tusentals företag för att bli bättre, som till exempel Spotify, Amazon och den amerikanska flottan för att nämna några.
Vad är skillnaden på OKR och KPI?
KPI:er och OKRs är två olika typer av värden. Ett sätt att tänka är att förställa sig din organisation som en bil som kör mot en destination. Destinationen är er vision, ert ultimata mål. I denna liknelsen är OKRs ett sätt för dig att konstruera en karta så att du vet att du kör i rätt riktning.
Däremot behöver du hålla ett öga på instrumentpanelen på väg mot din destination. Du kollar så att du har tillräckligt med olja, bränsle och spolarvätska. Precis på samma sätt som du måste hålla koll på värden när du kör, måste du hålla koll på dina KPIer när du arbetar mot dina mål. KPI:er är indikatorer som omedelbart visar dig hur din organisation presterar. De visar om du är påväg i rätt riktning och om du rör dig framåt i rätt hastighet.
KPI:er och OKRs är olika sätt att mäta och rama in era mål, det ena sättet utesluter inte det andra. KPI:er är värden som reflekterar prestationer, så är OKRs det målsättande ramverk som hjälper din organisation att förbättra prestationer och att fokusera på vad som krävs för att göra det.
KPI:er mäter prestationer men berättar inte vad som behöver göras för att förbättra dem. Det är bra indikatorer, som du mäter och uppdaterar regelbundet (kvartalsvis, månadsvis veckovis).
OKRs hjälper dig att bestämma vad som behöver ändras eller förbättras. När du har bestämt dig vilka områden som är centrala och behöver förbättring, kan du sätta ett mål för det området och lägga till Key Results för att kunna mäta framstegen mot det målet.
OKRs vs SMART-goals
SMART-goals är en akronym för mål som är specifika (Specific), mätbara (Measurable), hänförliga (Assignable), realistiska (Realistic) och tidsbundna (Time-bound). SMART är en bra guide att följa när man skapar sina mål, men har inget fokus på nyckelresultat, taktiker eller initativ. SMART-goals ställer frågan ”vad har vi för mål?”, medan OKRs adderar ”hur kommer vi dit?” till ekvationen.
Obectives, Key Results och initiativ
En OKR består av ett Objective (mål), som berättar vart du ska, och en uppsättning med Key Results (nyckelresultat), som är mätbara resultat som du behöver för att nå dina mål. Initiativ är de olika projekten och arbetsuppgifterna som kommer att säkerställa att du når dina nyckelresultat.
OKR – ett sätt att fokusera på resultatet istället för produktionen
En vanlig fallgrop när det kommer till att mäta prestationer och produktivitet är att fokusera för mycket på vad man producerar istället för vad det totala resultatet av produktionen. Det är då folk går i fällan ”överflödigt arbete”, istället för att identifiera vilken typ av arbete som faktiskt betyder något. Det är här som OKR-ramverket kan göra en enorm skillnad, eftersom det hjälper alla i organisationen fokusera på rätt saker.
Exempel på mål, nyckelresultat och initiativ/handlingar
Innan vi går in i detalj på hur man skapar kraftfulla och effektiva OKRs, låt oss titta närmre på de olika delarna som OKRs består av. Det är viktigt att komma ihåg att Objectives (mål), Key Results (nyckelresultat) och Initiativ ger svaret till tre viktiga frågor:
Vart behöver vi komma?
Hur vet vi om vi kommer dit?
Vad ska vi göra för att komma dit?
Objective (Mål): Vart behöver vi komma?
Svaret på den första frågan är ditt mål. Det sätter en tydlig riktning, jämförbart med en destination. Exempel på Mål:
Ge den bästa kundupplevelsen inom vår bransch
Öka tillväxten sedan senaste kvartalet
Key results (nyckelresultat): Hur vet vi om vi kommer dit?
Svaret på den andra frågan är dina nyckelresultat för ett specifikt mål. De ska vara mätbara för att hjälpa dig att verifiera att du rör dig närmre ditt mål. Exempel på nyckelresultat:
Öka er NPS till 75.
Stäng X antal nya förhandlingar.
Initiativ/Handlingar: Vad ska vi göra för att komma dit?
Svaret på den tredje frågan är dina handlingar. Det är de initiativ som du tar för att nå dina nyckelresultat, och som en konsekvens, dina mål. Exempel på initiativ:
Implementera ett LMS-system för att förbättra kundresan.
Hålla 3 utbildningar för att förbättra de anställda säljarna
5 fördelar med OKRs
Om det implementeras korrekt, så uppmuntrar OKRs kreativitet, för medarbetare samman och lägger ut en tydlig väg för hur man ska ta organisationen framåt. OKRs är ett ramverk för målsättning och att se resultat över tid som assisterar organisationer i hanteringen av deras prestationer på 5 viktiga sätt:
Bättre inriktning OKRs för alla tillsammans. De ger en känsla av överenskommelse på jobbetsom de anställda gör, deras motivationer och hur deras ansträngningar för företaget framåt. Företag säkerställer att alla i organisationen är sammankopplade i samma syfte och arbetar mot samma slutmål genom att ta fram både individuella delmål och gemensamma företagsdelmål.
Förbättrad prioritering OKR tar breda koncept och reducerar dem till specifika, kvantifierbara handlingar. Anställda ges befogenheten att prioritera både kort- och långsiktiga mål sin ett resultat. OKRsminskar gapet mellan större organisationsmål och den vardagliga ansträngningen som krävs för att nå dem, genom att tillhandahålla en ritning för att förverkliga det man strävar efter.
Ökad transparens OKRsfrämjar öppna organisationskulturer.De gör det genom att säkerställa att alla, från VD till praktikant, är medvetna om det viktiga och inflytelserika som teams har genom hela företaget. Marknadsföring- och säljteamet kan ta bättre beslut som påverkar både deras och företagets prestationer när de blir informerade om vad som försiggår i produktutvecklingsteamen.
Tydligt ansvar OKRs visar hur långt anställda, teams och hela organisationen har kommit i att förverkliga sina mål. Faktumet att OKRs är sammankopplade med konkreta, kvantifierbara milstolpar gör det tydligt vem som är ansvarig för att uppnå mål och upprättar just därför ansvar för prestationsförväntningar.
Styrker/ger befogenheter till team och anställda OKRs ger anställda en känsla av kontroll över deras utveckling genom att demonstrera effekterna av deras ansträngningar. Anställda är mer sannolika att komma till jobbet med den motivation, dedikation och kreativitet som krävs för innovation när de känner att de har ett finger med i spelet när det kommer till målsättning och andra framgångskriterier.
Rikta olika avdelningar i organisationen åt samma håll
Bara när det har blivit rätt implementerat så ger OKRs fokus, ansvar, transparens och anpassning över hela organisationen. För att lyckas, bör OKRs bli framtagna från toppen och neråt, begynnandes på organisationsnivå och sedan sipprandes ner till team och individnivå. Strategiska mål är ofta framtagna på exekutiv nivå och fungerar som en referens för de mål som sätts på team- och individnivå.
Dessutom är det viktigt att OKRs ska ha stöd från botten och uppåt, vilket innebär att teams och individuella mål ska vara sammankopplade med de övergripande organisationsmålen med kvantifierbara nyckelresultat. Medarbetarengagemang ökas och den generella inriktningen för organisationerna går åt samma håll när dessa affärsmålen integreras med varandra.
Organisation: Organisationens OKRskoncentrerar på långsiktiga mål som organisationen önskar att uppnå under lång tid. Teams med exekutiva befogenheter kan fastställa dessa långsiktiga mål, men de behöver bli framtagna med hjälp utav alla avdelningar.
Team: Varje teams kollektiva mål är prioriterade av det teamets OKRs. Dessa bör koncentrera på att stödja de viktiga organisationsmålen istället för att detaljera specifika OKRs.
Individuella: Varje anställds personliga OKRsbeskriver deras mål. De är ofta skapade av arbetare och de bidrar till både teamet och organisationens OKRs.
OKR-modellen uppmuntrar företag och deras anställda att prioritera de mål som har störst påverkan på firman genom att rekommendera tre till fem mål för varje nivå av en organisation.
Olika inriktningsstrategier
Även om OKR-inriktning genom hela organisationen är något som alla företag bör sträva efter, så finns det två sätt för hur de kan göra det.
Strikt inriktning: Med den här strategin så är viktiga resultat starkt relaterade till de mål som satts i nivån under dem. Varje viktigt resultat som behövs för att må företagsmål blir sedan ett team mål. Nyckelresultat team blir sedan i sin tur personliga mål för de anställda i teamen.
Adaptiv inriktning: Genom att använda en mer adaptiv metod för målsättning, kan företag definiera mål som bidrar till, men inte helt duplicerar resultaten som de högre nivåerna strävar efter. Detta garanterar att alla mål förblir kvalitativa och att de viktigaste resultaten är både kvantifierbara och mätbara.
Att peka alla team, företag och individuella mål i samma riktning är viktigt, men undvik att fastna för djupt i alla detaljer. Vi föreslår att företag adaptivt justerar OKRs för att öka målsättningsflexibiliteten och motverka att spendera tid med att försöka få ett vattenfall av för många mål.
Hur ofta ska OKRs uppdateras?
Storleken, branschen och tillväxthastigheten för din organisation bestämmer hur ofta du borde uppdatera dina OKRs. Företag som expanderar sakta men säkert har i grunden andra behov än de vars omgivning snabbt förändras.
Ett vanligt tillvägagångssätt är att bestämma mål för ett år och uppdatera nyckelresultaten varje kvartal. Den rytmen hjälper inte bara att få alla att känna sig sammanlänkade med målen, utan även med att göra det möjligt för team att göra ändringar kopplat till målen om så krävs.
3 steg för att sätta rätt OKRs
Genom att sammansmälta ambition och pragmatism, skiljer sig OKR-tekniken ifrån andra målsättningsramverk. Mål och viktiga resultat är också avsedda att uppmuntra ansvarstagande och transparens hos flera nivåer, som organisationer, team och individer.
Det är tre saker som kan vara bra att hålla i tankarna för att ta fram effektiva OKRs:
Mål ska vara ambitiösa och inspirerande Mål ska vara utmanande, vilket innebär att de ska vara en liten bit över det som kan ses som genomförbart och komfortabelt. Att sätta måli ett inspirerande syfte kommer att uppmuntra individer över hela organisationen att drömma större. Att sätta mål som utmanar är en av grunderna till att lyckas med OKRs.
Nyckelresultat måste vara mätbara och tidsspecifika Varje viktigt resultat måste vara sammankopplat med en konkret prestation och tillverkade för att nå ett mål.Mätbara nyckelresultat erbjuder mål med en limiterad slutpunkt, vilket möjliggör det för anställda att veta exakt vad de behöver fokusera på och för organisationer att exakt mäta hur mycket framsteg man gjort totalt.
Mål och nyckelresultat bör vara transparenta och enkla att få tillgång till Folk engagerar sig själv, deras teamkamrater och deras organisationer när de är öppna och ärliga om sina strävanden. Detta underlättar samarbete mellan intressenter, skapar en känsla av ansvar och ger teams en kontext så att de kan göra smarta val. Säkerställ att OKRs är framtagna och underhållna i en metod som är enkel för alla att använda och förstå.
Designa OKR-programmet
Innan du lanserar ett fullfjädrat OKR-program, är det viktigt att identifiera hur din organisation kommer att konfigurera och hålla koll på dina OKRs, för att designa en process som passar era behov bäst. Nedan kommer vi att beskriva grunderna man bör tänka på innan man lanserar sitt OKR-program.
Uppdrag, Vision och strategi
Företag bör identifiera mål, vision och strategi som deras OKRs kan bidra till innan de lanserar ett OKR-program. Innan du börjar att förbereda dig, säkerställ att dessa essentiella faktorerna är på plats.
Vision: Din vision är en reflektion över vad du vill att världen och din organisation ska bli. Som ett exempel, vår vision här på Elevtive är: ”---------------------------------------------------------------------------”
Uppdrag: Ditt uppdrag är där du skissar vad du siktar på att utföra för att nå din vision. För att använda Eletive som ett exempel igen, vårt uppdrag är: ”----------------------------------------------------------------------------------”
Strategi: Varje organisation behöver en strategi. Bestäm din målgrupp, deras motivationer and vad har att erbjuda. Inte du dyker in i OKRs, så är det en bra idé att lägga lite extra energi på att uppdatera och dokumentera din allmänna strategi.
Din övergripande vision och ditt uppdrag ska stödjas av dina OKRs, som bör vara framtagna från din strategi, och driva realiseringen av din vision.
Operationella överväganden
Förutsägbarhet: Hur ofta ändrar du dina mål?
Affärscykler: Vet du när det är mycket att göra och inte?
Vilken typ av arbete: Vilken typ av arbete behövs inom din bransch? (till exempel projekt- eller forskningsbaserat?)
Räkna anställda: Hur stor är din organisation nu och hur snabbt växer den.
Organisationsstruktur: Har du en hierarkisk eller horisontell organisationsstruktur?
Historia: Finns det några historiska målsättningsprocedurer som man behöver ta hänsyn till?
Alla köper idén om OKRs
För en lyckosam implementation av OKRs, så är det grundläggande att företagsledningen är med på tåget och helt köper sig in och deltar i OKR-programmet. Om initiativet sköts helt av HR-avdelningen, så finns risken att OKRsbara ses som en administrativ procedur. Att den exekutiva ledningen deltar är viktigt för att en lansering av en OKR-plan ska fungera.
Överväg även vart i företaget du vill börja att implementera detta nya ramverk. När du skapar din OKR-strategi kan det vara fördelaktigt att implementera det bitvis, istället för att inkludera hela organisationen i ett svep. Efter att först lyckats implementera det i ledarskapsteams, väljer många organisationer att sedan fortsätta med mindre pilotprogram för att fortsätta implementeringen till resten av företaget.
Lanseringen av ditt OKR-program
Tidslinje för implementering
Om du väljer OKRs kvartalsvis och detta är första gången du implementerar ett OKR-program, så är det sedvana att börja din målsättningscykel ungefär sex veckor innan ett nytt kvartal.
Målsättningsprocessen ska vara prioriterade på alla nivåer så att ingen av de senare nivåerna blir försenade. Det är grundläggande att all kommunikation och utbildningssessioner sker i god tid så att alla anställda kan delta och för att inte få processen att kännas förhastad.
Att välja rätt verktyg för OKR
Utövandet av att övervaka OKRs kräver en delad plattform för hela företaget, där alla OKRs kan bli dokumenterade och där framstegen kan ses över tid.
Vissa företag har byggt sina egna interna verktyg. Andra använder ad hoc strategier såsom kalkylblad, och ett ökande antal organisationer utnyttjar specialiserade målsättningsmjukvara för att göra OKRs synliga och ansvarsfulla.
Oavsett vilka verktyg du använder, så är det grundläggande att ha en tydlig process på plats innan implementeringen av OKRs i din organisation börjar för att få det mesta ut ur det.
Hur man administrerar OKRs
Dela med dig av framstegen
Reguljära möten för att recensera OKRs är viktigt. Alla nivåer av din organisation bör samlas i starten av varje kvartal för att recensera det föregående kvartalet. Formatet för mötet kan variera baserat på hur stor din organisation är, men normalt sett så går ledaren för varje team igenom deras mål och nyckelresultat och pratar om vilka förändringar de behöver göra för nästa kvartal.
Organisation: Varje månad, diskutera organisationens framsteg, helst på stora personalmöten. Stäm av uppdateringar med olika teams och kontakta avdelningar eller affärsenhetsledare som inte kommer med uppdateringar.
Team: Diskutera avdelningsspecifika framsteg minst en gång i månaden, helst på team-möten. Om ditt team inte publicerar några framsteg, kolla deras rapporter för uppdateringar & och gör uppföljningar på dem med chefer.
Individuella: Chefer och direkta rapporter bör inkludera OKRs i en-mot-en sessioner. Chefer ska fråga efter uppdateringar från de anställda.
Företag bör uppdatera och utvärdera OKR-framsteg genom hela cykeln som rekommendation.
Dela med sig och integrera nya lärdomar
Integrera lärdomar från processen och utförandet av OKRs i sig självt är viktigt för målsättningen för nästa cykel. Vanliga OKR-utvärderingar ska genomföras, men varje cykel bör också sluta med en djupare analys i vad som gick bra, vad som gick dåligt och vilka lärdomar man kan ta med sig till nästa cykel. Alla bör tänka över följande frågor:
Nådde jag alla mina mål?
Om ja, vilka faktorer hjälpte mig göra det?
Om inte, vilka utmaningar mötte jag?
Vad skulle jag ändra om jag skulle göra om ett mål jag nådde?
Vad har jag lärt mig som kan ändra mitt tillvägagångssätt för OKRs nästa cykel?
FAQ
Ska OKRs prioritera produktivitet eller resultat?
Målet med OKRs är att ändra betoningen från produktion till resultat. Den primära distinktionen mellan de två är att där produktivitet fokuserar på hur saker är fullbordade, så fokuserar resultat på vad som är fullbordat. Med andra ord, så är det viktigare att erkänna framgångarna istället för de förberedande handlingarna om en anställd använt en icke-traditionell strategi för att nå ett mål.
Vem ska ansvara för multifunktionella mål?
Multifunktionella mål kan ibland vara orsaken till missförstånd inom organisationer. Att hålla en ansvarig per mål är en rekommendation då det säkerställer att folk tar ansvar.Med det sagt, så är det acceptabelt att ge olika parter ansvar över samma mål om ditt företag ser det som en multifunktionell prioritet. Delat ägarskap av mål kan vara framgångsrika om det finns en definierad division av arbete. Om du däremot upptäcker att alla är delansvariga till ett OKR, så kan det vara en ledtråd till att du behöver dela upp dina mål till mer hanterbara nyckelresultat.
Hur ska OKRs användas i prestationsrecensioner?
Det finns inget exakt, rakt svar på den frågan. Vissa människor har starka åsikter på hur OKRs och prestationsrecensioner är relaterade till varandra. Vissa tycker att OKRs och prestationsdiskussioner inte ska sammanlänkas eftersom det kan skapa ohälsosamma krav och helt ignorera färdigheter som har en bra inverkan på företaget. Andra tycke att OKRs ska diskuteras vid en prestationsrecension eftersom de fungerar som grunden för medarbetarförväntningar och deras plikter mot deras överordnade.
I slutändan så måste varje ledarteam göra ett val för sin egen organisation. Oavsett vilket val du gör, håll i åtanke att OKRs inte är samma sak som prestationsrecensioner. Organisationer som vill koppla OKRs med prestationer bör också inkludera andra parametrar i utvecklingssamtalen.
Viktiga saker att ta med sig
Ett OKR-ramverk är ett effektivt verktyg som hjälper organisationer att definiera mål och de kvantifierbara steg som kommer att stödja dem. När det används korrekt, kan OKRs föra anställda samman, stimulera kreativitet och uppmuntra samarbete internt i organisationer. Här är några tips för implementering av OKRs i ditt företag:
Undvik att fastna i nivåinriktning
Upprepa och ta fram nya OKRs med hjälp av de lärdomar du fått från tidigare försök
Betona vikten av att den ledningen stödjer implementeringen av OKRs
Sätt OKRs regelbundet, helst en gång i kvartalet men minst en gång i halvåret
Försäkra dig om att dina OKRs är utmanande, mätbara och öppna
Använd ett modernt digitalt verktyg för att se framstegen i dina OKRs och göra dem synliga för hela organisationen
Kom ihåg att det tar tid att få alla utbildade och motiverade att arbeta med OKRs. Det är okej om era mål inte nås till perfektion varje kvartal, så länge ni lär er något under tiden. Om ni gör det, kommer ni till slut ha en bra metod för att sätta mål och riktning för organisationen i framtiden.
Mjukvara som hjälper dig att implementera OKRs och se resultat över tid
Eletives plattform stödjer OKR-ramverk och hjälper dig att skapa transparens och ansvar runt era affärs- och organisationsmål. Genom att samla alla verktyg som du behöver för medarbetarengagemang och prestationshantering i samma plattform, så hjälper Eletive dig att bygga en hälsosam och produktiv arbetsplats där människor frodas och presterar sitt bästa. Ta kontakt med vårt team av experter för att veta mer!
