Skip level -keskustelu: näin johdat sen onnistuneesti – kysymykset ja agenda

Miksi skip level -keskustelut ansaitsevat paikkansa kalenterissasi

Useimmat johtajat saavat tietää työntekijän vaikeuksista vasta siinä vaiheessa, kun asia on jo puettu diaesitykseen. Tavallisesti he kuulevat suodatetun yhteenvedon kvartaalikatsauksessa – kaksi johtamistasoa etäällä henkilöstä, joka on todellisuudessa irronnut työstään.

Skip level -keskustelut kurovavat tätä etäisyyttä umpeen: ne vievät sinut suoraan työn äärellä olevien ihmisten kanssa samaan huoneeseen ilman tavanomaisia suodatinkerroksia. Miten sellainen kannattaa sitten pitää – ja miten välttää yleisimmät sudenkuopat? Tässä oppaassa käymme sen läpi.

Miksi meitä kannattaa kuunnella

Jo yli vuosikymmenen ajan Eletive on ollut edelläkävijä-HR-tiimien ja henkilöstöjohtajien luottama henkilöstön sitouttamisohjelmisto. Olemme tehneet yhteistyötä muun muassa Gina Tricotin, Pollmann Internationalin ja The Openwork Partnershipin kanssa auttaen niitä rakentamaan palautesilmukoita, jotka yhdistävät sitoutumisdatan merkitykselliseen toimintaan.

Eletiven avulla työntekijätietojen hallinta on helppoa ja voimme varmistaa, että kaikki saavat kyselyt – myös silloin, kun monilla työntekijöistämme on epäsäännölliset työajat tai kausisopimuksia.

Tässä artikkelissa esitetyt näkemykset pohjautuvat tähän kokemukseen ja syvälliseen ymmärrykseemme siitä, mikä tekee henkilöstön sitouttamisstrategioista toimivia käytännössä.

Mitä skip level -keskustelu tarkoittaa?

Skip level -keskustelu on kahden kesken käytävä keskustelu johtajan ja sellaisen työntekijän välillä, joka raportoi jollekin johtajan suorista alaisista. Työntekijän oma esihenkilö ei ole paikalla, jolloin johtajalla on mahdollisuus kuulla työntekijän kokemuksista ilman johtamistasoa välissä. Tapaaminen kestää tavallisesti noin 30 minuuttia, ja siinä käydään läpi henkilön rooli, tiimin tilanne ja laajemmat organisaatiotason asiat.

"Skip" viittaa väliportaana olevaan esihenkilöön. Esimerkiksi jos olet VP ja tapaat jonkun esihenkilösi alaisen, pidät skip level -tapaamista. Tarkoituksena on kuulla suoraan henkilöltä, joka on lähellä päivittäistä tekemistä – jotta voit tunnistaa toistuvia kuvioita, ymmärtää esteitä ja saada näkymän siihen, mitä tapahtuu omien suorien alaistesi näkökentän ulkopuolella.

Miten skip level -tapaaminen kannattaa nimetä?

Kaikki eivät ole mukavia ilmaisun "skip level -tapaaminen" kanssa kalenterikutsuna. Se voi kuulostaa siltä, kuin esihenkilön yli hypättäisiin – mikä asettaa keskustelun jo lähtökohtaisesti väärään vireeseen. Toimivia vaihtoehtoja ovat esimerkiksi "johtoryhmän kuulumiskierros," "avoin keskustelu [nimesi] kanssa" tai yksinkertaisesti "1:1 [nimesi] kanssa." Tavoitteena on viestiä epävirallisesta, molemminpuolisesta vuoropuhelusta.

Pidä kalenterikutsu lyhyenä ja lämpimänä. Selitä tapaamisen tarkoitus ("Sovittelen säännöllisiä keskusteluja tiimin eri henkilöiden kanssa pysyäkseni kartalla"). Lisää myös, mitä tapaaminen ei ole ("tämä ei ole suoritusarviointi"). Yksi tai kaksi lausetta riittää. Jos työntekijä ei ole koskaan aiemmin osallistunut vastaavaan, lyhyt viesti hänen esihenkilöltään auttaa. Esimerkiksi "tätä [johtajan nimi] tekee kaikkien kanssa" vie pitkälle.

Miksi skip level -tapaamiset ovat tärkeitä sitoutumisen kannalta

1. Johtajille

Kun johdat esihenkilöitä, suurin osa tiedostasi lähityötä tekevistä tiimeistä tulee toisen käden lähteistä. Skip level -tapaamiset antavat sinulle suoran yhteyden siihen, miten työ sujuu, mikä hidastaa ihmisiä ja missä tiimit menestyvät. Tämä omakohtainen näkymä on se, joka muuttaa henkilöstökyselyjen datan todellisiksi päätöksiksi – koska kuulet numeroiden takana olevan inhimillisen tarinan.

2. Esihenkilöille

Hyvin hoidettu skip level -tapaaminen helpottaa esihenkilön työtä, ei hankaloita sitä. Kun ylin johto ymmärtää tiimin kohtaamat haasteet, on helpompi hankkia resursseja, poistaa esteitä ja tukea esihenkilön päätöksiä. Avoin viestintä on avainasemassa. Kun esihenkilö tietää tapaamisen pitämisestä etukäteen ja saa sen jälkeen yhteenvedon keskeisistä teemoista, hän saa johdosta liittolaisen.

3. Työntekijöille

Skip level -tapaamiset antavat työntekijöille äänen oman lähitiiminsä ulkopuolella. Monille se on ainoa tilaisuus jakaa palautetta henkilölle, jolla on valta toimia laajemmalla tasolla. Tämä kuulluksi tulemisen tunne vahvistaa sitoutumista – erityisesti kun sen seuraukset ovat näkyviä.

Ovatko skip level -tapaamiset hyviä vai huonoja?

Skip level -tapaamiset voivat vahvistaa luottamusta ja viestintää, mutta ne voivat myös luoda jännitteitä, kun niitä hoidetaan huonosti. Ero syntyy yleensä siitä, mitä tapahtuu ennen keskustelua, sen aikana ja sen jälkeen.

Kun ne rakentavat luottamusta

Skip level -tapaamiset rakentavat luottamusta silloin, kun työntekijät voivat puhua avoimesti ja näkevät, että heidän palautteensa johtaa toimenpiteisiin. Jos esimerkiksi työntekijä nostaa esiin huolen työkuormasta ja johtaja tekee yhteistyötä esihenkilön kanssa asian ratkaisemiseksi, työntekijät näkevät, että äänessä oleminen voi tuottaa muutoksen. Ajan myötä tämä voi rohkaista ihmisiä nostamaan asioita esille aiemmin – ennen kuin turhautuminen kasautuu.

Milloin ne menevät pieleen

Ongelmat syntyvät tavallisesti silloin, kun:

• Esihenkilö yllättyy. Hän saattaa kokea, että johto ohittaa hänet sen sijaan, että tukisi häntä.

• Mitään ei tapahdu jälkeenpäin. Työntekijät saattavat lopettaa palautteen antamisen, jos he eivät näe johdolta mitään reaktiota.

• Johto ylittää roolinsa. Johtaja, joka muuttaa esihenkilön päätöksen yhden keskustelun perusteella, voi horjuttaa esihenkilön auktoriteettia ilman täyttä kontekstia.

Valmistele esihenkilö joka kerta

Selkeä prosessi ehkäisee suurimman osan näistä ongelmista. Kerro esihenkilölle tapaamisesta etukäteen ja sovi aihepiireistä, joissa tarvitaan hänen panostaan. Tapaamisen jälkeen jaa pääteemat ja sovitut toimenpiteet paljastamatta yksittäisten kommenttien lähdettä. Näin esihenkilö pysyy informoituna samalla kun työntekijällä on riittävästi yksityisyyttä puhua rehellisesti.

Tärkeintä on sulkea palaute kiinni. Jos työntekijät nostavat esiin asian, johon johto katsoo olevan syytä puuttua, varmista, että jollakin on vastuu seuraavasta askeleesta ja että asiasta viestitään selkeästi.

Kuinka usein skip level -tapaamisia tulisi pitää?

Sopiva rytmi riippuu tapattavien henkilöiden määrästä ja organisaation muutosnopeudesta. Useimmille tiimeille neljännesvuosittainen tahti toimii hyvin. Kuukausittainen aikataulu on paikallaan nopean kasvun, uudelleenjärjestelyjen tai johtajamuutosten aikana, jolloin epävarmuus on suurimmillaan.

Olennaisinta on johdonmukaisuus. Kerran pidetty ja sen jälkeen unohtunut skip level -tapaaminen tekee enemmän hallaa kuin ei yhtään tapaamista – se viestii, että johtaja menetti mielenkiintonsa.

Miten valmistautua skip level -tapaamiseen

Johtajille

Aloita datasta, joka sinulla jo on. Tarkastele tiimin tuoreimpia pulssikyselyjen tuloksia ja eNPS-trendejä. Etsi toistuvia kuvioita: onko joillakin segmenteillä sitoutuminen laskenut? Nouseeko avoimissa vastauksissa esiin samoja teemoja? Tämä konteksti auttaa sinua kysymään parempia kysymyksiä ja havaitsemaan, vastaako kuulemasi tapaamisessa datan kertomaa.

Puhu sitten esihenkilölle. Kerro hänelle, että tapaaminen pidetään, sovi sen laajuudesta ja aseta luottamuksellisuutta koskevat odotukset. Et pyydä katsausta työntekijän suoritukseen – tavoitteena on varmistaa, että esihenkilö tuntee olevansa mukana eikä valvonnan kohteena.

Valmistele 3–5 avointa kysymystä, mutta jätä tilaa sille, että keskustelu kulkee sinne, minne työntekijä sen vie. Parhaat skip level -tapaamiset tuntuvat aidolta vuoropuhelulta, eivät haastattelulta.

Mitä sanoa skip level -tapaamisessa? (työntekijöille)

Jos sinut on kutsuttu skip level -tapaamiseen, sinun ei tarvitse valmistella esitystä. Mieti, mikä tiimissäsi menee hyvin ja mitä muuttaisit, jos voisit. Pohdi myös, onko olemassa esteitä, joita esihenkilösi ei ole pystynyt ratkaisemaan yksin.

Muutama asia kannattaa pitää mielessä: ole rehellinen, mutta keskity toistuviin kuvioihin yksittäisten tilanteiden sijaan. Älä käytä tapaamista esihenkilön ohi hyppäämiseen tilanteessa, jossa olet eri mieltä jostain päätöksestä – se heikentää prosessia kaikkien kannalta. Ja jos et ole varma, mitä tapaaminen koskee, kysy vain.

30 minuutin skip level -tapaamisen agenda – kopioi suoraan käyttöön

Tämä agenda toimii sekä ensimmäisessä että toistuvissa skip level -tapaamisissa. Muokkaa aikataulutusta sen mukaan, miten keskustelu etenee, mutta pyri käymään läpi jokainen osio.

1. Avaus ja ilmapiirin luominen (3 min). Kiitä osallistumisesta. Kerro tarkoituksesta uudelleen: "Pidän säännöllisesti keskusteluja eri puolilla tiimiä toimivien ihmisten kanssa pysyäkseni ajan tasalla." Vahvista luottamuksellisuus: "Jaan esihenkilöllesi teemat, en yksityiskohtia."

2. Suhteen rakentaminen (5 min). Kysy jostain ajankohtaisesta: projektista, jota hän parhaillaan tekee, miten viikko on sujunut tai mistä hän nauttii eniten roolissaan. Anna hänen puhua.

3. Rooli ja esteet (8 min). Kysy, mihin suurin osa hänen ajastaan kuluu, mikä sujuu hyvin ja missä kohdataan kitkaa. Kuuntele toistuvia kuvioita, joita olet nähnyt myös kyselydatassa.

4. Palaute esihenkilöstä ja tiimistä (7 min). Kysy, miten hän kokee saavansa tukea, miten tiimi tekee yhteistyötä ja olisiko jotain, joka tekisi selvän eron. Pidä fokus hänen omassa kokemuksessaan – älä tee tästä esihenkilön arviointia.

5. Strategia ja isompi kuva (4 min). Kysy, tunteeko hän yhteyttä siihen, mihin organisaatio on menossa. Jaa yksi tai kaksi asiaa, joihin itse johtajana keskityt. Tämä antaa hänelle näkymän laajempaan kokonaisuuteen.

6. Lopetus ja seuraavat askeleet (3 min). Kysy, onko hänellä vielä jotain, mitä hän haluaisi ottaa esille. Tiivistä toimenpiteet, joihin sitoudut, ja vahvista, milloin tapaatte seuraavan kerran.

Skip level -tapaamisen kysymykset teemoittain

Nämä 22 kysymystä kattavat teemat, jotka nousevat useimmin esiin skip level -keskusteluissa. Kaikkia ei käytetä yhdessä tapaamisessa – valitse 3–5 sen perusteella, mitä haluat selvittää.

Rooli ja työkuorma

1. Mistä työssäsi nautit tällä hetkellä eniten?

2. Mihin kuluu enemmän aikaa kuin pitäisi?

3. Puuttuuko sinulta jokin, jota tarvitsisit tehdäksesi työsi hyvin?

4. Kuinka selkeää sinulle on, miltä onnistuminen näyttää roolissasi tällä kvartaalilla?

5. Jos voisit muuttaa yhden asian päivittäisessä työssäsi, mikä se olisi?

Esihenkilö ja tiimidynamiikka

1. Miten hyvin tiimisi tekee yhteistyötä yhteisten tavoitteiden eteen?

2. Koetko saavasi riittävästi palautetta työstäsi?

3. Mitä esihenkilösi tekee hyvin, mitä haluaisit muidenkin esihenkilöiden tietävän?

4. Olisiko jotain, mikä tekisi tiimipalaverista tai 1:1-tapaamisista hyödyllisempiä?

5. Miten mukavaksi tunnet olosi nostaa huolia tai eri mielipiteitä tiimissäsi?

Organisaatio ja strategia

1. Kuinka vahvasti koet yhteyttä siihen suuntaan, johon organisaatio on menossa?

2. Onko jotain yritystasolla, mikä tuntuu epäselvältä tai hämmentävältä?

3. Mitä yksi asia, jota johto voisi tehdä helpottaakseen työtäsi?

4. Näkyvätkö organisaation arvot mielestäsi siinä, miten päätöksiä tehdään?

5. Onko jokin prosessi tai käytäntö, joka haittaa työtä enemmän kuin auttaa?

Kasvu ja kehittyminen

1. Mihin suuntaan haluaisit urasi etenevän seuraavan vuoden tai kahden aikana?

2. Onko taitoja, joita haluaisit kehittää, mutta joita nykyinen roolisi ei anna mahdollisuutta rakentaa?

3. Onko sinulla selkeä näkymä siihen, miten voit kasvaa tässä organisaatiossa?

4. Oletko viime aikoina saanut jonkin oppimis- tai kehittymiskokemuksen, josta oli aidosti hyötyä?

5. Mikä saisi sinut haluamaan pysyä tässä organisaatiossa pitkällä aikavälillä?

6. Olisiko jokin projekti tai vastuu nykyisen roolisi ulkopuolelta, josta olisit kiinnostunut?

7. Mikä on paras palaute, jonka olet viime aikoina saanut?

Tapaamisen jälkeen: sulje palaute kiinni horjuttamatta esihenkilöä

Tapaaminen itsessään on vasta puolet työstä. Se, mitä tapahtuu sen jälkeen, ratkaisee, rakentuuko vai rapautuuko luottamus.

• Jaa teemat, ei lainauksia: Anna esihenkilölle yhteenveto kuulemistasi keskeisistä teemoista. Esimerkiksi: "Tiimi kaipaa selkeyttä priorisointiin" tai "ihmiset ovat tyytyväisiä viimeaikaiseen projektiaikatauluun." Älä yhdistä yksittäisiä kommentteja niiden esittäjiin. Tämä suojaa luottamuksellisuutta ja antaa esihenkilölle samalla hyödyllistä tietoa.

• Seuraa sovittuja toimenpiteitä ja pidä niistä kiinni: Jos lupasit selvittää jonkin asian, tee se. Nopein tapa heikentää skip level -tapaamisten luotettavuutta on pyytää palautetta ja jättää se huomiotta. Pidä yksinkertaista kirjaa siitä, mitä nousi esiin ja mitä teit sen suhteen.

• Vie teemat säännöllisiin 1:1-tapaamisiin: Jos skip level -tapaaminen tuo esiin toistuvan kuvion, ota teema mukaan seuraavaan 1:1-tapaamiseen esihenkilön kanssa. Ehkä tiimi kaipaa enemmän kehittymismahdollisuuksia tai kokee irrallisuutta strategiasta. Siitä tulee valmennuskeskustelu.

• Käytä anonyymejä palautekanavia arkaluonteisiin aiheisiin: Joskus työntekijä vihjaa asiaan, jota ei ole mukava sanoa ääneen. Anonyymi kanava antaa hänelle mahdollisuuden jatkaa omilla ehdoillaan.

Skip level -tapaamisten mukauttaminen vuorotyöhön ja kenttätehtäviin

30 minuutin videopuhelu ei toimi, kun henkilö on kesken vuoron varastolattialla tai myymälätiskillä. Näille tiimeille ryhmämuoto toimii paremmin. 20 minuutin tapaaminen paikan päällä vuoronvaihdossa, 4–6 henkilön porukalla, antaa johtajalle suoran kontaktin ilman, että ketään vedetään pois omasta tehtävästä.

Haastavampaa on se, mitä tapahtuu tapaamisten välillä. Kenttätyöntekijöillä ei välttämättä ole pääsyä tietokoneelle tai yrityssähköpostiin, joten mahdolliset seurantakyselyt on sovitettava heidän arkeensa.

Mobiiliystävälliset pulssimittaukset ja jaetun laitteen kioskitila ratkaisevat tämän. Jos henkilöstösi puhuu useaa kieltä, etsi työkalu, jossa on sisäänrakennettu käännöstoiminto. Eletive tukee yli 40 kieltä ja tarjoaa kioskitilan juuri tätä varten.

Tee skip level -tapaamisista osa kuuntelun strategiaasi

Skip level -tapaamiset toimivat parhaiten osana laajempaa kuuntelustrategiaa – eivät yksittäisinä tempauksia. Yhdistettynä säännöllisiin pulssimittauksiin, 1:1-tapaamisiin ja selkeään toimintasuunnitteluun ne antavat johtajille suoran, inhimillisen näkökulman, jota data yksin ei pysty tarjoamaan.

Eletive kokoaa pulssimittaukset, 1:1-tapaamiset ja anonyymin palautteen yhteen alustaan. Se tarkoittaa, että skip level -tapaamisissa kuulemasi kuviot voidaan seurata, niihin voidaan reagoida ja niiden kehitystä voidaan mitata ajan kuluessa.

Usein kysytyt kysymykset