Skip-level-samtale: slik gjennomfører du den, hva du bør spørre om og hva du bør si

Derfor bør skip-level-samtaler få plass i kalenderen din

De fleste seniorledere får ikke vite at en medarbeider sliter før det dukker opp i en presentasjon. Innen da er informasjonen filtrert gjennom to lederledd og langt unna personen som faktisk er uengasjert.

Skip-level-samtaler tetter dette gapet ved å sette deg i kontakt med de som er nærmest det operative arbeidet – uten de vanlige filtrene i mellom. Men hvordan gjennomfører du dem på en god måte, og hvordan unngår du de vanligste fallgruvene? Det ser vi nærmere på i denne guiden.

Hvem står bak denne guiden?

I over ti år har Eletive vært den foretrukne plattformen for ansattengasjement blant fremoverlente HR-team og People-ledere. Vi har samarbeidet med organisasjoner som Gina Tricot, Pollmann International og The Openwork Partnership, og hjulpet dem med å bygge tilbakemeldingsløkker som kobler engasjementsdata til konkret handling.

Eletive gjør det enkelt å administrere ansattdata og sikre at alle får undersøkelser, selv når mange av medarbeiderne våre jobber uregelmessige timer eller har sesongkontrakter.

Innsiktene i denne artikkelen bygger på den erfaringen og vår forståelse av hva som faktisk får strategier for ansattengasjement til å virke i praksis.

Hva er en skip-level-samtale?

En skip-level-samtale er en én-til-én-samtale mellom en seniorleder og en medarbeider som rapporterer til en av lederens direkte rapporter. Medarbeiderens nærmeste leder er ikke til stede, noe som gir seniorlederen mulighet til å høre om medarbeiderens opplevelse uten det vanlige lederlaget imellom. Samtalen varer typisk rundt 30 minutter og dekker rollen, teamet og hva som skjer i organisasjonen for øvrig.

«Skip» viser til lederen som hoppes over. Hvis du for eksempel er direktør og møter noen som rapporterer til en av dine ledere, gjennomfører du en skip-level-samtale. Formålet er å høre direkte fra noen som er nærmere det daglige arbeidet, slik at du kan avdekke mønstre, forstå hva som hindrer fremdrift, og se hva som skjer utenfor synsvinkelen til dine egne direkte rapporter.

Hva bør du kalle en skip-level-samtale?

Ikke alle er komfortable med begrepet «skip-level-samtale» i en kalenderinvitasjon. Det kan virke som om lederen blir forbigått, noe som setter samtalen på feil fot fra starten. Gode alternativer er «ledermøte», «åpen samtale med [ditt navn]» eller rett og slett «1:1 med [ditt navn]». Målet er å signalisere en uformell, toveis dialog.

Hold invitasjonsteksten kort og vennlig. Forklar formålet («Jeg planlegger jevnlige samtaler med folk på tvers av teamet for å holde meg oppdatert»). Presiser hva det ikke er («dette er ikke en evaluering av noen»). En til to setninger holder. Dersom medarbeideren aldri har vært gjennom dette før, hjelper en kort melding fra nærmeste leder – noe slikt som «dette er noe [leder] gjør med alle» gjør en stor forskjell.

Derfor er skip-level-samtaler viktige for ansattengasjement

1. For seniorledere

Når du leder ledere, er det meste av det du vet om de operative teamene hentet fra andrehåndsinformasjon. Skip-level-samtaler gir deg en direkte linje til hvordan arbeidet faktisk utføres, hva som bremser folk, og hvor teamene blomstrer. Dette førstehåndsperspektivet er det som gjør at data fra medarbeiderundersøkelser kan omsettes til reelle beslutninger – fordi du hører den menneskelige historien bak tallene.

2. For direkte ledere

En godt gjennomført skip-level-samtale gjør lederens jobb enklere, ikke vanskeligere. Når toppledelsen forstår utfordringene et team møter, blir det lettere å skaffe ressurser, rydde hindringer av veien og støtte lederens beslutninger. Nøkkelen er åpenhet. Når den direkte lederen vet at samtalen skjer og får et sammendrag av temaene etterpå, får de en alliert i ledelsen.

3. For medarbeidere

Skip-level-samtaler gir medarbeidere en stemme utover sitt nærmeste team. For mange er det den eneste muligheten til å dele tilbakemeldinger med noen som kan handle på dem i større skala. Den følelsen av å bli hørt styrker ansattengasjement – særlig når det følges opp med synlige tiltak.

Er skip-level-samtaler bra eller dårlige?

Skip-level-samtaler kan styrke tillit og kommunikasjon, men de kan også skape spenninger dersom de håndteres dårlig. Forskjellen avgjøres som regel av hva som skjer før, under og etter samtalen.

Når de bygger tillit

Skip-level-samtaler bygger tillit når medarbeidere kan snakke åpent og ser at tilbakemeldingene deres fører til handling. Hvis en medarbeider tar opp bekymringer rundt arbeidsbelastning og seniorlederen samarbeider med lederen om å løse det, ser medarbeiderne at det å si ifra faktisk fører til endring. Over tid kan dette oppmuntre folk til å ta opp problemer tidligere – før frustrasjonen bygger seg opp.

Når de slår tilbake

Problemer oppstår gjerne når:

• Lederen blir tatt på senga. De kan oppleve at ledelsen går rundt dem i stedet for å støtte dem.

• Ingenting skjer etterpå. Medarbeidere kan slutte å dele tilbakemeldinger dersom de ikke ser noen respons fra ledelsen.

• Ledelsen overskrider sin myndighet. En seniorleder som endrer en leders beslutning basert på én samtale, kan undergrave lederens autoritet uten å ha den fulle konteksten.

Informer alltid den direkte lederen på forhånd

En tydelig prosess forebygger de fleste av disse problemene. Fortell den direkte lederen om samtalen på forhånd og bli enige om hvilke temaer som eventuelt krever deres innspill. Del etterpå de overordnede temaene og avtalte tiltak – uten å knytte kommentarer til enkeltpersoner. Dette holder lederen informert, samtidig som medarbeiderne opplever tilstrekkelig diskresjon til å snakke ærlig.

Det viktigste er å lukke løkken. Dersom medarbeidere tar opp noe ledelsen er enig bør adresseres, sørg for at noen eier neste steg og kommuniserer hva som vil skje.

Hvor ofte bør du holde skip-level-samtaler?

Riktig kadense avhenger av hvor mange du trenger å møte og hvor raskt organisasjonen din er i endring. Kvartalsvis rytme fungerer for de fleste team. Månedlig gir mening i perioder med rask vekst, omstrukturering eller lederskifter – altså når usikkerheten er størst.

Det viktigste er konsistens. En skip-level-samtale som skjer én gang og deretter forsvinner, gjør mer skade enn ingen samtale i det hele tatt – fordi det signaliserer at lederen mistet interessen.

Slik forbereder du deg til en skip-level-samtale

For ledere

Start med dataene du allerede har. Gå gjennom de siste pulsundersøkelsesresultatene og eNPS-trendenene for det aktuelle teamet. Let etter mønstre. Er det segmenter der engasjementet har falt? Temaer i de åpne svarene som gjentar seg? Den konteksten hjelper deg til å stille bedre spørsmål og vurdere om det du hører i samtalen samsvarer med det dataene viser.

Snakk deretter med den direkte lederen. Informer om at samtalen skjer, bli enige om hva som er innenfor rammene, og avklar forventninger til konfidensialitet. Du ber ikke om en briefing om medarbeiderens prestasjoner – du sikrer at lederen føler seg informert, ikke overvåket.

Forbered 3 til 5 åpne spørsmål, men hold rom for at samtalen kan gå dit medarbeideren tar den. De beste skip-level-samtalene føles som en ekte dialog, ikke et intervju.

Hva bør du si i en skip-level-samtale? (for medarbeidere)

Hvis du er invitert til en skip-level-samtale, trenger du ikke forberede en presentasjon. Tenk over hva som fungerer bra på teamet ditt, og hva du ville endret hvis du kunne. Vurder om det er hindringer nærmeste leder ikke har kunnet løse alene.

Noen ting å ha i bakhodet: Vær ærlig, men fokuser på mønstre fremfor enkelthendelser. Ikke bruk samtalen til å gå rundt lederen din i en beslutning du er uenig i – det undergraver prosessen for alle. Og er du usikker på hva samtalen går ut på, er det bare å spørre.

En 30-minutters agenda for skip-level-samtaler du kan kopiere

Denne agendaen fungerer både for første gang og for oppfølgingssamtaler. Juster timingen etter hvordan samtalen flyter, men sikt mot å dekke hvert punkt.

1. Åpning og tonesetning (3 minutter). Takk for at de tok seg tid. Gjenta formålet: «Jeg liker å ha jevnlige samtaler med folk på tvers av teamet for å holde meg oppdatert.» Bekreft konfidensialitet: «Jeg vil dele temaer med lederen din, ikke detaljer.»

2. Bygg relasjon (5 minutter). Spør om noe aktuelt: et prosjekt de jobber med, hvordan uken har vært, eller hva de trives best med i rollen sin. La dem snakke.

3. Rolle og hindringer (8 minutter). Spør hva som tar opp mest tid for dem, hva som fungerer godt og hvor de møter motstand. Lytt etter mønstre du har sett i undersøkelsesdataene.

4. Tilbakemelding om leder og team (7 minutter). Spør hvordan de opplever støtten de får, hvordan teamet samarbeider, og om det er noe som ville gjøre en tydelig forskjell. Hold fokus på deres opplevelse, ikke en evaluering av lederen.

5. Strategi og det store bildet (4 minutter). Spør om de føler seg tilknyttet retningen organisasjonen beveger seg i. Del én eller to ting du er opptatt av som leder. Det gir dem innsyn i helheten.

6. Avslutning og neste steg (3 minutter). Spør om det er noe annet de ønsket å ta opp. Oppsummer eventuelle tiltak du vil følge opp, og bekreft når dere møtes neste gang.

Spørsmål til skip-level-samtaler sortert etter tema

Disse 22 spørsmålene dekker temaene som oftest dukker opp i skip-level-samtaler. Du bruker ikke alle i én samtale. Velg 3 til 5 basert på hva du ønsker å lære mer om.

Rolle og arbeidsbelastning

1. Hva trives du best med i jobben din akkurat nå?

2. Hva tar opp mer tid enn du synes det burde?

3. Er det noe du trenger for å gjøre jobben din godt som du ikke har i dag?

4. Hvor tydelig er du på hva som definerer suksess i rollen din dette kvartalet?

5. Hvis du kunne endre én ting ved arbeidsdagen din, hva ville det vært?

Leder og teamdynamikk

1. Hvordan fungerer teamet ditt når dere jobber mot felles mål?

2. Opplever du at du får nok tilbakemelding på arbeidet ditt?

3. Hva gjør lederen din bra som du ønsker andre ledere visste om?

4. Er det noe som ville gjøre teammøtene eller 1:1-samtalene dine mer nyttige?

5. Hvor komfortabel er du med å ta opp bekymringer eller uenigheter i teamet?

Organisasjon og strategi

1. Hvor godt føler du deg tilknyttet retningen organisasjonen beveger seg i?

2. Er det noe på organisasjonsnivå som virker uklart eller forvirrende?

3. Hva er én ting ledelsen kan gjøre for å gjøre arbeidsdagen din enklere?

4. Opplever du at organisasjonens verdier gjenspeiles i hvordan beslutninger tas?

5. Er det en prosess eller policy som skaper mer friksjon enn den løser?

Vekst og utvikling

1. Hvor ønsker du å ta karrieren din de neste ett til to årene?

2. Er det ferdigheter du ønsker å utvikle som den nåværende rollen din ikke gir deg mulighet til å bygge?

3. Opplever du at du har en tydelig vei for vekst her?

4. Har du hatt noen lærings- eller utviklingserfaringer i det siste som faktisk har vært nyttige?

5. Hva ville gjort denne organisasjonen til et sted du ønsker å bli lenge?

6. Er det et prosjekt eller ansvar utenfor den nåværende rollen din du kunne tenke deg å ta del i?

7. Hva er den beste tilbakemeldingen du har fått i det siste?

Etter samtalen: lukk løkken uten å undergrave lederens autoritet

Samtalen i seg selv er halve jobben. Det som skjer etterpå avgjør om den bygger eller svekker tillit.

• Del temaer, ikke sitater: Gi den direkte lederen et sammendrag av de overordnede temaene du hørte. For eksempel: «teamet ønsker mer klarhet rundt prioriteringer» eller «folk er fornøyde med prosjektkadens den siste tiden.» Ikke knytt spesifikke kommentarer til enkeltpersoner. Det ivaretar konfidensialitet og gir lederen nyttig informasjon på samme tid.

• Følg opp avtalte tiltak: Hvis du sa du skulle se nærmere på noe, gjør det. Den raskeste måten å svekke tilliten til skip-level-samtaler er å be om tilbakemeldinger og så ikke gjøre noe med dem. Hold en enkel logg over hva som kom opp og hva du gjorde med det.

• Bring temaer inn i 1:1-samtalene dine: Dersom en skip-level-samtale avdekker et mønster, ta temaet med inn i neste 1:1 med lederen. Kanskje teamet ønsker flere utviklingsmuligheter eller føler seg frakoblet strategien. Uansett blir det en coachende samtale.

• Bruk anonyme tilbakemeldingskanaler for sensitive temaer: Noen ganger antyder en medarbeider noe de ikke er komfortable med å si direkte. En anonym kanal lar dem følge opp på egne premisser.

Tilpasning av skip-level-samtaler for skiftbaserte team og team på stedet

En 30-minutters videosamtale fungerer dårlig når noen er midt i et skift på et lager eller bak en butikkdisk. For disse teamene fungerer gruppeformat bedre. En 20-minutters samtale på stedet i skiftoverlapp, med 4 til 6 personer, gir seniorlederen direkte kontakt uten å trekke folk vekk fra arbeidsoppgavene.

Det som er vanskeligere er hva som skjer mellom samtalene. Frontlinjeansatte har kanskje ikke tilgang til en PC eller en bedriftsmailboks, så eventuelle oppfølgingsundersøkelser må møte dem der de er.

Mobiloptimaliserte pulsundersøkelser og kiosktilgang på delte enheter løser dette. Dersom arbeidsstyrken din spenner over flere språk, bør du se etter et verktøy med innebygd oversettelse. Eletive støtter over 40 språk og tilbyr kioskmodus nettopp for dette formålet.

Gjør skip-level-samtaler til en del av måten du lytter på

Skip-level-samtaler fungerer best når de er en del av en bredere lyttestrategi – ikke en engangsforeteelse. Kombinert med jevnlige pulsundersøkelser, 1:1-samtaler og tydelig handlingsplanlegging gir de seniorledere et direkte, menneskelig innsiktsnivå som data alene ikke kan gi.

Eletive samler pulsundersøkelser, 1:1-samtaler og anonym tilbakemelding i én plattform. Det betyr at mønstrene du hører i en skip-level-samtale kan spores, handles på og måles over tid.

Ofte stilte spørsmål